SCRUM im Maschinenbau: Mit Sprints zum Ziel
Einsatz agiler Methoden zur Reduzierung von Projektdurchlaufzeiten
SCRUM ist eine Methode des agilen Projektmanagements und wird in der Softwareentwicklung bereits seit Jahren erfolgreich eingesetzt. Im Fokus dieser Methode steht die Selbstorganisation des Projektteams, welches sich interdisziplinär zusammensetzt. Dabei werden möglichst viele Kompetenzbereiche abgedeckt. Die Funktionsweise der SCRUM-Methode ist empirisch, inkrementell und iterativ – die Anwendung erfolgt also aufgrund von Erfahrung, in kleinen Schritten und in sich wiederholenden Etappen. Die Projektlaufzeit wird dabei in sogenannte Sprints aufgeteilt, die zwischen ein bis zwei Wochen dauern. Dieses inkrementelle Vorgehen schafft Fokus auf die zu erledigenden Teilaufgaben. Durch die Vereinbarung der hundertprozentigen Fertigstellung wird dieser zusätzlich verstärkt.
Jeff Sutherland, einer der Urväter dieser Vorgehensweise, beschreibt in seinem Buch „Doing twice in half the time“ wie außergewöhnliche Produktivitätssprünge zu erreichen und deshalb sehr kurze Projektlaufzeiten erreicht werden können.
Doch wie funktioniert die SCRUM-Methode eigentlich? Im Folgenden betrachten wir die Methode, Beteiligte und dahinterstehende Prozesse etwas genauer.
Die drei Rollen der SCRUM-Methode
SCRUM kennt drei Rollen für direkt am Prozess Beteiligte:
- Der Product Owner
- Das Team
- Der SCRUM Master
Als Beobachter und Ratgeber fungieren außerdem die Stakeholder des Projekts.
Der Product Owner
Der Product Owner ist Stellvertreter für die späteren Anwender und Stakeholder des Projekts. Er stellt die fachlichen Anforderungen und priorisiert diese.
Das Team
Das Projektteam besteht meistens aus wenigen Mitarbeitern und organisiert sich selbst. Es gibt keinen Projektleiter, so dass nach keinen Vorschriften im eigentlichen Sinne vorzugehen ist. Das Team ist interdisziplinär aufgebaut und besteht aus Mitgliedern verschiedener Spezialisierungen.
Der SCRUM Master
Der SCRUM Master übernimmt die Funktion des Moderators und koordiniert das Team. Er sorgt unter anderem dafür, dass Theorie, Praktiken und Regeln der SCRUM-Methode eingehalten werden. Außerdem ist er Ansprechpartner für Außenstehende und verantwortlich für das Prozessmanagement.
Die drei Artefakte der SCRUM Methode
Die SCRUM-Methode besteht aus folgenden drei Dokumenten, die in erster Linie der Transparenz dienen:
- Product Backlog
- Sprint Backlog
- Product Increment
Product Backlog
Im Product Backlog sind alle Anforderungen des Projekts zusammengefasst. Diese Liste ist keineswegs starr, vielmehr wird sie ständig weiterentwickelt und an neue Erkenntnisse angepasst. Es ist also dynamisch und somit niemals vollständig. Das Product Backlog führt der Product Owner.
Sprint Backlog
Im Sprint Backlog findet sich eine Auswahl an Anforderungen aus dem Product Backlog, welche das Team innerhalb eines Sprints bearbeiten möchte. Jedes Teammitglied übernimmt dabei die Verantwortung für eine Teilaufgabe.
Product Increment
Am Ende eines jeden Sprints steht ein funktionsfähiges Zwischenprodukt – das sogenannte Produktinkrement. Dieses muss getestet und vollständig einsatzfähig sein.
Die vier Ereignisse eines Sprints in der SCRUM Methode
Ein Sprint besteht in der Regel aus vier Ereignissen:
- Sprint Planning
- Daily Scrum
- Sprint Review
- Sprint Retrospective
Sprint Planning
Hier plant das Team den nächsten Sprint. Anforderungen aus dem Product Backlog werden in mehrere Teilaufgaben, die Inkremente, zerlegt. Diese werden innerhalb des Teams bearbeitet. Das Ergebnis des Sprint Planning ist das Sprint Backlog.
Daily SCRUM
Beim Daily SCRUM handelt es sich um ein tägliches 15-minütiges Meeting, durch welches der Austausch der Teammitglieder gewährleistet werden soll. Jedes Mitglied erläutert hier kurz den aktuellen Stand der Dinge. Das Daily SCRUM dient vorwiegend als Mittel zur Reflexion und Selbstorganisation des Teams.
Sprint Review
Im Sprint Review wird das Produkt-Inkrement vom Entwicklungsteam präsentiert. Das Product Backlog wird überprüft und gegebenenfalls angepasst. Außerdem können sowohl der Product Owner, als auch die Stakeholder weiteren Input geben. Am Ende eines jeden Sprints wird dem Auftraggeber immer ein funktionsfähiges Produkt vorgelegt. Das Feedback bildet die Grundlage für weitere Überarbeitungen in weiteren Sprints.
Sprint Retrospective
Dieser Rückblick dient der Überprüfung der Arbeit des Projektteams. Hindernisse und/oder Fördernisse werden identifiziert und eventuelle neue Ansätze erkannt und eingebunden.
Die Vorteile der SCRUM-Methode in der Übersicht
Im Folgenden stellen wir Ihnen die Vorteile der SCRUM-Methode in der Übersicht dar:
Durch die Selbstorganisation des Teams gibt es wenige Regeln. Die SCRUM-Methode ist außerdem leicht verständlich und dadurch schnell einführbar. Die täglich festgelegten Meetings, verkürzen die Kommunikationswege und etwaige Probleme bei Teilaufgaben werden jedem zeitnah bekannt. Dies führt auch zu einer hohen Transparenz des kompletten Projektprozesses innerhalb des Projektteams. Das adaptive Planen der SCRUM-Methode ermöglicht eine hohe Flexibilität und Agilität. Die Effektivität wird durch die Selbstorganisation und den erhöhten Fokus auf die Erledigung der Aufgaben enorm erhöht. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess mit geringem Administrations- und Dokumentationsaufwand ist somit gewährleistet.
SCRUM im Maschinenbau und der Zusammenhang mit der geistigen Rüstzeit
Auch wenn die SCRUM Methode in der Softwareentwicklung seit Jahren erfolgreich ist: Software ist nicht gleichzusetzen mit Mechanik. Außerdem sind die Architektur einer CNC-Maschine und die anderer typischer Maschinenbauprodukte nicht so einfach in Inkremente zu zerlegen. Solche Inkremente sind jedoch notwendig, um die einzelnen Teile in kurzen Sprints fertigzustellen und zu testen. Dennoch lassen sich mit den Prinzipien der SCRUM Methode auch im Maschinenbau erstaunliche Ergebnisse erzielen. Dies ist unter anderem auf die Reduzierung der geistigen Rüstzeit zurückzuführen.
Die geistige Rüstzeit fällt immer dann an, wenn wir uns in ein komplexes Thema hineinversetzen müssen, um dieses vollständig zu durchdringen. Vergleichbar wäre dieser Vorgang beispielsweise mit dem Lernen für Schule oder Studium. Bei regelmäßigen Störungen ist der Lernerfolg deutlich geringer. Laut Untersuchungen beträgt die anfänglich eher unproduktive Zeit circa 10 – 20 Minuten. Abhängig ist die geistige Rüstzeit unter anderem von der Komplexität und Art der vorangegangen Störung. Denken Sie an den Alltag in den Büros mit Telefonen, Email und lauten Gesprächen vom Nachbartisch: Kann hier überhaupt noch produktiv gearbeitet werden? Durch große Anstrengung und eine gewaltige Portion Routine ist das möglich. Allerdings ist beides den kreativen Gedanken nicht zuträglich. Mit der SCRUM-Methode wird genau diese geistige Rüstzeit minimiert. Durch die kurzen Sprints wird der Fokus auf die zu erledigenden Teilaufgaben gerichtet, so dass diese effektiv und in kürzester Zeit erledigt werden können.
Durch SCRUM kürzere Projektdurchlaufzeiten erreichen
Die Anforderungen unserer Kunden an kürzere Durchlaufzeiten können größtenteils allein durch die Reduzierung der geistigen Rüstzeit erreicht werden. Dabei planen wir die Arbeit in Sprints von mindestens drei bis zehn Arbeitstagen. Der Effekt ist enorm. Wenn wir zudem alle Kernteammitglieder des zu bearbeitenden Projekts in einen Raum bekommen, so läuft auch die interdisziplinäre Kommunikation deutlich besser. Informationen werden schneller ausgetauscht und Entscheidungen rasch herbeigeführt.
Gerne diskutieren wir mit Ihnen über Ihre Erfahrungen mit der SCRUM Methode im Maschinenbau. In welche Inkremente haben Sie Ihre Projekte zerlegen können? Wir lang sind Ihre Sprints? Nutzen Sie Projekträume?
Wir freuen uns auf Ihre Beiträge.
Frank Bröker von EBITengineers