Wer sich heute auf die Suche nach einem Projektmanagement-Tool macht, sollte sich vorher im Klaren darüber sein, welche Kriterien das Programm erfüllen soll. Die Auswahl ist schier unendlich groß und auch deswegen werden auch wir immer wieder angesprochen, welche Projektmanagement-Tools WIR denn empfehlen könnten.

Viele davon arbeiten mit MS Project und sind unzufrieden damit. Sie suchen nach einer „besser passenden“ Software.

Wenn wir dann einige Zeit über die verschiedenen Baustellen gesprochen haben werden am häufigsten folgende Kriterien genannt

  • So gut wie immer zuerst: Einfache Bedienbarkeit
  • Schneller Einstieg, d.h. ohne großen Overhead, der zu befüllen ist
  • Guter Überblick, man soll alles auf einen Blick erfassen können
  • Es sollen unterschiedliche Parteien und Rollensichten vorhanden sein
  • Der stark zunehmende Vergabeanteil soll berücksichtigt werden (externe Baufirmen, Vermessungsbüros, Zertifizierungsstellen etc.)
  • Natürlich muss eine Ressourcenplanung dabei sein und alle Kapazitäten sollten präsent sein
  • Jeder soll jederzeit darauf zugreifen können, auch ohne Internetverbindung (hier kommt dann oft der Hinweis auf die schlechte Infrastruktur Deutschlands, was aber ein eigenes Thema ist).

Diese Liste ließe sich schier endlos erweitern.

Folgende Programme haben wir uns selbst schon näher angeschaut:

  • MS Project (klar)
  • ProjectLibre
  • Jira

Für diesen Beitrag haben wir noch zu weiteren Tools recherchiert und natürlich unsere eigenen EBITengineers-Anforderungen hinzugefügt.

MS Project:

Das Standard-Tool der 90er bis Anfang 2000 kann eine ganze Menge. Detaillierte Planung, Ressourcen, Abhängigkeiten, alles ist mit allem verknüpft. Die Bedienbarkeit wurde zwar nochmals verbessert; so kann man z.B. Charts per Mausklick anpassen, dennoch hat das Programm so viele Funktionen, dass es nicht „mal eben zwischendurch“ erlernt und genutzt werden kann. Projektleiter können diesen Aufwand rechtfertigen, aber niemand der sonst noch andere Tätigkeiten hat.

Cool wird es, wenn verschiedene Projekte verlinkt werden zu einer Übersicht. Und sich jede Änderung live in der Übersicht auftaucht. Stark wird das Programm auch dadurch, dass bei unsinnigen Eingaben ein roter Rahmen darumgelegt wird. Wenn z.B. jemand den Projektstart auf einen Feiertag gelegt hat.

Der Nachteil ist, dass Sie diese ganzen Stärken erst richtig nutzen können, wenn der entsprechend hohe Aufwand in die Pflege der Strukturen und Verknüpfungen gesetzt werden kann.

Oder um es mit den Worten von Thorsten Dirks von Telefonica zu sagen: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen Scheiß-digitalisierten Prozess.“

Daher unsere Forderung nach weniger Anhängigkeiten!

Planung in Excel

Toll ist, dass hier so gut wie jeder sofort starten kann und bei entsprechender Vorlage oder eigener Excel-Kenntnis auch ansehnliche Gantt-Charts erstellt werden können.

Ok, alle die das schon gemacht haben wissen, dass das richtig schnell und einfach geht, aber Änderungen so toll sind wie eine Wurzelbehandlung.

Unser Anspruch an ein Projektmanagement-Tool lautet daher, dass Änderungen jederzeit durch jeden (Berechtigten) einfach vorgenommen werden können müssen, ohne dass jemand das Resultat „reparieren“ muss!

Unsere Recherche nach Freeware hat uns nach WIKIPEDIA zu www.workzone.com geführt mit einem Bericht zu 18 verschiedenen Tools aus dem Bereich Gantt-Technik.

Genannt werden z.B. Workzone selbst, Easy Projects, Team Gantt, Ganttpro oder auch ProjectLibre. Die vollständige Liste können Sie sich ja selbst anschauen.

Uns war ProjectLibre einen genaueren Blick wert:

Kostenlos, umfangreich, Look & Feel wie MS Project und nicht so überladen. Es können Ressourcen und Abhängigkeiten geplant werden. Als Open Source Programmierung erhältlich und Kosten fallen nur bei der Cloud-Lösung an.

Allerdings sollte jeder heute darauf achten, die Abhängigkeiten aufzulösen und nicht erst noch aufzuplanen. Wieso sich die Gantt-Charts heute nach fast 100 Jahren noch so großer Beliebtheit erfreuen, ist uns ein Rätsel.

Schauen wir uns die agile Seite der Macht an:

JIRA ist das Tool mit den meisten Funktionen für kleines Geld. Teams von bis zu 10 Leuten bekommen die Software für 100€ / Jahr. Ab 11 Nutzern kostet der Spaß dann 5€/Monat und Nutzer.

Der Funktionsumfang ist ähnlich komplex wie MS Project. Man kann sich entweder ein KANBAN Board oder eine Liste zeigen lassen. An die Aufgaben kann jede mögliche Datei angehängt werden, Sie können Nachrichten verschicken, Berechtigungen pflegen usw. Die Reporting-Funktionen sind gut ausgeprägt und sinnvoll.

Mit Confluence können Roadmaps angelegt werden, um auf globalerer ebene Projekte zu planen, aber eben als Roadmap und nicht als Wasserfall oder GANTT Grafik.

Aus der Innensicht eines Projekts ist der Umfang vollständig, aber hinreichend komplex.

Dann gibt es auch hybride Modelle am Markt, bei denen Jira kombiniert wird mit Wasserfall Planungen. Das habe ich mir an der Stelle aber nicht weiter angeschaut. Wer das haben will, wird hier aber sicherlich auch fündig.

Excel, ja Excel, aber auf einem Sharepoint. Wir testen das bei uns gerade intensiv und sind einigermaßen zufrieden!

Wir haben uns ein Kanban-Board gestaltet mit je 4 Spalten für Backlog, Sprint-Backlog, Work in Progress und Done.

 

Die Zeilen mit den 4 Zellen wandern von links nach rechts durch das Board. Die jeweilige Arbeitsbelastung / MA wird gemessen und für jeden Block angezeigt.

Die Done-Spalten werden ausgewertet und sind mit einigen Formeln zu einem Dashboard zur Messung von Velocity usw. verknüpft.

 

Die Bedienbarkeit ist mäßig, aber die Einfachheit zwingt uns zu diszipliniertem Umgang mit „unserem“ KANBAN Board. Das erzwingt Aufmerksamkeit.

Trello ist von Atlassian, die auch Jira anbieten. Ich habe nicht erkennen können, warum ich zu Trello gehen sollte, wenn ich aus demselben Haus schon Jira zu einem günstigen Preis bekommen kann.

IceScrum und Planbox sind aus unserer Sicht auch nicht interessant, dann schon eher ASANA:

Komplett kostenlos für bis zu 15 Teilnehmer, leicht eingeschränkt zwar aber dennoch ausreichend. Die Arbeit rund um das KANBAN-Board ist drin, ob man vernünftig die Velocity messen kann, haben wir nicht mehr getestet, in der „professional“ Version sollte das dann drin sein.

Zusammenfassend der Rückblick in Hinsicht auf „unsere“ Kriterien:

  • Einfache Bedienbarkeit wird von keinem der Programme so richtig erfüllt, hier müsste dann schon eine 3D-Umgebung her.
  • In den meisten Programmen müssten Schnittstellen für externe Parteien geschaffen werden, was uns einfach zu aufwändig ist.
  • Die Berücksichtigung von Ressourcen und Kapazitäten ist vorhanden aber immer mit einem mehr oder weniger großen Aufwand bei der Pflege verbunden.
  • Die Software soll allen Beteiligten zugänglich sein, aber auch ohne Internetverbindung funktionieren (wegen der 3. Welt-Internetstruktur in Deutschland) – ohne Internetverbindung bin ich wieder bei einer Projektwand und klebe Zettel.

Und so sieht mein Fazit dazu aus:

  • GANTT-Grafiken sind von Anfang 1900 und sollten wirklich in Frage gestellt werden.
  • Wenn Kunden oder Banken bunte Balkendiagramme brauchen, können diese mit kleinem Aufwand in einer Tabellenkalkulation „gezaubert“ werden.
  • Keines der Programme ist aus unserer Sicht perfekt und einfach zu bedienen.
  • Die Arbeit an der Projektwand ist immer noch am einfachsten und schnellsten, sofern man auf Automatisierung verzichten kann.
  • Im agilen Bereich könnte ich mit Excel auskommen, ansonsten sind Project Libre und ASANA unsere Favoriten.

Wie arbeiten wir?

Wir bleiben zunächst intern für unsere Themen auf Excel bzw. kleben Post-Its solange wir in einem Raum sind. Das reicht für uns aus. Gerne stehen wir für Erfahrungsberichte zur Excel basierten Lösung zur Verfügung.

 

Jetzt sind Sie dran: Legen Sie uns Ihre Favoriten ans Herz, sagen Sie uns, ob wir falsch liegen, „keine Ahnung haben“ oder helfen konnten.

Ich wünsche Ihnen alles Gute und noch spannende Projekte,

Ihr Lars Oellerich

Ich habe drei Kinder, die zur Schule gehen. Natürlich wird dann auch nicht immer so gerne gelernt, es gibt so viele schöne Ablenkungen den ganzen Tag. Was soll das überhaupt alles? Das braucht doch sowieso keiner. Das machen ich doch nur für den Lehrer oder die Lehrerin. Die wollen mich nur ärgern, usw. Die Aussagen kenne ich selbst von meiner Schulzeit. Auch ich habe als Schüler noch nicht erkannt, dass ich das alles für mich und nur für mich mache.

Zum Glück habe ich irgendwann die Kurve gekriegt. Ich bin weiter zur Schule gegangen, habe dann studiert und auch nach dem Studium nie aufgehört, Neues zu lernen. Neben meinen beruflichen Weiterbildungen habe ich mich immer auch mit Themen beschäftigt, die mich einfach interessiert haben. Mal mit weniger Erfolg, wie beim Ausdauersport, Sprachen lernen oder Programmieren und mal mit mehr Erfolg. Ich habe mir zum Beispiel über Weihnachten das Jonglieren beigebracht, nachdem ich vor einigen Jahren daran gescheitert war. Ich habe es einfach wieder versucht und es hat geklappt.

Was war anders zwischen meinem ersten Versuch zu Jonglieren und meinem letztendlichen Erfolg? Ich bin neugierig geblieben und habe es solange geübt bis es geklappt hat. Ich bin drangeblieben und dann kam einfach der passende Moment dazu.

Vor recht vielen Jahren habe ich meine Platzreife im Golf gemacht. Ich habe also den offiziellen Nachweis, dass ich über die Gefahren des Sports unterrichtet wurde und den Platzwart nicht zum Wahnsinn treibe. Gut spiele ich deshalb immer noch nicht. Ich habe mir aber fest vorgenommen immer etwas besser zu werden. Und dafür muss ich üben, üben, üben. Meist fehlt mir nach Familie und Beruf die Zeit zum Üben, was mich oft auch ärgert. Es wird aber nichts an meiner Beharrlichkeit ändern. Ich habe mir vorgenommen, mein Golfspiel zu verbessern, also wird das auch so kommen.

Hierzu passt eine tolle Geschichte über den Altmeister im Profigolf, Bernhard Langer. Ich habe erst kürzlich von dieser Geschichte gehört und war sofort fasziniert von ihr. 1981 spielte Bernhard Langer den einschlägigen Berichten zufolge in Fulford, in England ein Turnier und ein missglückter Schlag führte den Golfball auf einen Baum, wo er liegenblieb.
Jetzt hätte der Ball aufgegeben werden können und es hätte einen Strafschlag extra gegeben. Bernhard Langer aber kletterte in den Baum, schlug den Ball und beendete das Spiel an diesem Loch mit Par.
Nach dem Spiel sprach ihn ein Reporter an und meinte, dass er ja wirklich viel Glück gehabt hätte. Bernhard Langer meinte, so das berichtete Zitat, dass das wohl stimme, er habe viel Glück gehabt. Dann ergänzte er noch: „Wissen Sie, je mehr ich trainiere, desto mehr Glück scheine ich zu haben.“

Wie stark ist diese Aussage bitteschön? Viele Menschen wissen, dass der Golfsport zu einer der schwierigsten Sportarten zählt, es muss sehr viel trainiert werden, um in der Weltklasse mithalten zu können. Für Bernhard Langer war das in Fleisch und Blut übergegangen und ihm war klar, dass er sein Glück mit viel Fleiß beeinflussen konnte. Je mehr er trainierte, desto besser wurde er und dann kam auch noch Glück dazu.

Hier steckt viel von meiner persönlichen Einstellung drin. Auch ich glaube daran, dass man viele Dinge aus eigener Kraft erreichen kann, schlussendlich aber auch nicht alles erzwingen kann. Manchmal braucht es auch noch Glück dazu. Aber je mehr ich lerne, trainiere, ich mich anstrenge und immer wieder Dinge übe, desto besser scheinen die Ergebnisse bei meinen Kunden zu sein. Für Andere mag das Glück sein, für mich ist es meist ein Plan der aufgeht.

In diesem Sinne wünsche ich allen Lesern, dass Sie neugierig bleiben und es akzeptieren zu üben, zu üben und noch einmal zu üben. Die Erfolge stellen sich dann unweigerlich irgendwann ein. Mal schneller und mal langsamer und manchmal kommt auch Glück dazu.

Alles eine Frage der Einstellung.

Ich und mein Team bilden uns regelmäßig weiter, um immer wieder neue Impulse aufzunehmen, um immer wieder Dinge neu zu lernen aber auch immer wieder zu üben und bekannte Inhalte zu festigen. Nur so können wir immer wieder Höchstleistung gehen und den hohen Ansprüchen unserer Kunden gerecht werden. Und am Ende haben wir dann vielleicht auch mal etwas Glück dabei.

In diesem Sinne alles Gute und spannende Projekte,

Ihr Frank Bröker

Am 05. Februar habe ich Hr. Dr. Kemmner von der Unternehmensberatung Abels & Kemmner getroffen, um über automatisierte Planungs- und Bestellprozesse zu sprechen. Ein super Interview, das auch als Podcast anzuhören ist.

Abels & Kemmner bietet eine eigene Software zur Simulation der Logistikprozesse an, um die optimalen Dispoparameter festlegen zu können. Diskover kann bis zu 370 Parameter handhaben. SAP dagegen lediglich ein Drittel.

Die Erfolge sind enorm. Einige Kunden arbeiten bereits zu 98% automatisiert, was neben der Konzentration auf das Wesentliche dann auch weitere Lagebestandsoptimierungen zulässt. Es können durchaus ca. 20% Lagerbestand eingespart werden, Durchlaufzeiten werden beschleunigt.

Ein wirklich interessantes System. Nähere Info im Internet zu finden unter dispo40.de oder direkt bei uns den Kontakt anfragen und wir vermitteln gerne ein Gespräch mit einem Vertreter von Abels & Kemmner.

Grundsätzlich wird die Automatisierung für Einkauf und Logistik noch erhebliche Veränderungen mit sich bringen. Die Stellenanforderungen werden sich deutlich wandeln vom operativen Tun hin zum strategischen Planen und Einstellen der Systeme.

Neben der Disposition, die bei Abels & Kemmner im Fokus ist, wird sich dadurch auch das Geschäft des strategischen Einkaufs noch einmal stärker verändern. Mittlerweile sind in Deutschland fast ausschließlich Mitarbeiter mit absolviertem Studium beschäftigt, zumindest in den größeren Unternehmen. Die kleinen Unternehmen werden hier Probleme bekommen.

Ich denke, dass es sich für die kleineren Unternehmen kaum rechnet, hochspezialisierte Mitarbeiter für den Bereich der strategischen Beschaffung zu beschäftigen. Daher wird hier der Trend vermutlich stärker in Richtung von Dienstleistern gehen, die das strategische Geschäft projektbezogen für die kleineren Unternehmen übernehmen und diese sich intern weiter auf die Beschaffungsprozesse konzentrieren.

Teilen Sie uns gerne Ihre Meinung mit. Wohin geht der Einkauf der Zukunft in großen, mittleren und kleinen Betrieben?

Bis dahin alles Gute und noch spannende Projekte.

Frank Bröker

Neue Termine gibt es bald, wir arbeiten dran.

Bis dahin wünschen wir Ihnen alles Gute und bleiben Sie gesund!

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