Wer sich heute auf die Suche nach einem Projektmanagement-Tool macht, sollte sich vorher im Klaren darüber sein, welche Kriterien das Programm erfüllen soll. Die Auswahl ist schier unendlich groß und auch deswegen werden auch wir immer wieder angesprochen, welche Projektmanagement-Tools WIR denn empfehlen könnten.
Viele davon arbeiten mit MS Project und sind unzufrieden damit. Sie suchen nach einer „besser passenden“ Software.
Wenn wir dann einige Zeit über die verschiedenen Baustellen gesprochen haben werden am häufigsten folgende Kriterien genannt
- So gut wie immer zuerst: Einfache Bedienbarkeit
- Schneller Einstieg, d.h. ohne großen Overhead, der zu befüllen ist
- Guter Überblick, man soll alles auf einen Blick erfassen können
- Es sollen unterschiedliche Parteien und Rollensichten vorhanden sein
- Der stark zunehmende Vergabeanteil soll berücksichtigt werden (externe Baufirmen, Vermessungsbüros, Zertifizierungsstellen etc.)
- Natürlich muss eine Ressourcenplanung dabei sein und alle Kapazitäten sollten präsent sein
- Jeder soll jederzeit darauf zugreifen können, auch ohne Internetverbindung (hier kommt dann oft der Hinweis auf die schlechte Infrastruktur Deutschlands, was aber ein eigenes Thema ist).
Diese Liste ließe sich schier endlos erweitern.
Folgende Programme haben wir uns selbst schon näher angeschaut:
- MS Project (klar)
- ProjectLibre
- Jira
Für diesen Beitrag haben wir noch zu weiteren Tools recherchiert und natürlich unsere eigenen EBITengineers-Anforderungen hinzugefügt.
MS Project:
Das Standard-Tool der 90er bis Anfang 2000 kann eine ganze Menge. Detaillierte Planung, Ressourcen, Abhängigkeiten, alles ist mit allem verknüpft. Die Bedienbarkeit wurde zwar nochmals verbessert; so kann man z.B. Charts per Mausklick anpassen, dennoch hat das Programm so viele Funktionen, dass es nicht „mal eben zwischendurch“ erlernt und genutzt werden kann. Projektleiter können diesen Aufwand rechtfertigen, aber niemand der sonst noch andere Tätigkeiten hat.
Cool wird es, wenn verschiedene Projekte verlinkt werden zu einer Übersicht. Und sich jede Änderung live in der Übersicht auftaucht. Stark wird das Programm auch dadurch, dass bei unsinnigen Eingaben ein roter Rahmen darumgelegt wird. Wenn z.B. jemand den Projektstart auf einen Feiertag gelegt hat.
Der Nachteil ist, dass Sie diese ganzen Stärken erst richtig nutzen können, wenn der entsprechend hohe Aufwand in die Pflege der Strukturen und Verknüpfungen gesetzt werden kann.
Oder um es mit den Worten von Thorsten Dirks von Telefonica zu sagen: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen Scheiß-digitalisierten Prozess.“
Daher unsere Forderung nach weniger Anhängigkeiten!
Planung in Excel
Toll ist, dass hier so gut wie jeder sofort starten kann und bei entsprechender Vorlage oder eigener Excel-Kenntnis auch ansehnliche Gantt-Charts erstellt werden können.
Ok, alle die das schon gemacht haben wissen, dass das richtig schnell und einfach geht, aber Änderungen so toll sind wie eine Wurzelbehandlung.
Unser Anspruch an ein Projektmanagement-Tool lautet daher, dass Änderungen jederzeit durch jeden (Berechtigten) einfach vorgenommen werden können müssen, ohne dass jemand das Resultat „reparieren“ muss!
Unsere Recherche nach Freeware hat uns nach WIKIPEDIA zu www.workzone.com geführt mit einem Bericht zu 18 verschiedenen Tools aus dem Bereich Gantt-Technik.
Genannt werden z.B. Workzone selbst, Easy Projects, Team Gantt, Ganttpro oder auch ProjectLibre. Die vollständige Liste können Sie sich ja selbst anschauen.
Uns war ProjectLibre einen genaueren Blick wert:
Kostenlos, umfangreich, Look & Feel wie MS Project und nicht so überladen. Es können Ressourcen und Abhängigkeiten geplant werden. Als Open Source Programmierung erhältlich und Kosten fallen nur bei der Cloud-Lösung an.
Allerdings sollte jeder heute darauf achten, die Abhängigkeiten aufzulösen und nicht erst noch aufzuplanen. Wieso sich die Gantt-Charts heute nach fast 100 Jahren noch so großer Beliebtheit erfreuen, ist uns ein Rätsel.
Schauen wir uns die agile Seite der Macht an:
JIRA ist das Tool mit den meisten Funktionen für kleines Geld. Teams von bis zu 10 Leuten bekommen die Software für 100€ / Jahr. Ab 11 Nutzern kostet der Spaß dann 5€/Monat und Nutzer.
Der Funktionsumfang ist ähnlich komplex wie MS Project. Man kann sich entweder ein KANBAN Board oder eine Liste zeigen lassen. An die Aufgaben kann jede mögliche Datei angehängt werden, Sie können Nachrichten verschicken, Berechtigungen pflegen usw. Die Reporting-Funktionen sind gut ausgeprägt und sinnvoll.
Mit Confluence können Roadmaps angelegt werden, um auf globalerer ebene Projekte zu planen, aber eben als Roadmap und nicht als Wasserfall oder GANTT Grafik.
Aus der Innensicht eines Projekts ist der Umfang vollständig, aber hinreichend komplex.
Dann gibt es auch hybride Modelle am Markt, bei denen Jira kombiniert wird mit Wasserfall Planungen. Das habe ich mir an der Stelle aber nicht weiter angeschaut. Wer das haben will, wird hier aber sicherlich auch fündig.
Excel, ja Excel, aber auf einem Sharepoint. Wir testen das bei uns gerade intensiv und sind einigermaßen zufrieden!
Wir haben uns ein Kanban-Board gestaltet mit je 4 Spalten für Backlog, Sprint-Backlog, Work in Progress und Done.
Die Zeilen mit den 4 Zellen wandern von links nach rechts durch das Board. Die jeweilige Arbeitsbelastung / MA wird gemessen und für jeden Block angezeigt.
Die Done-Spalten werden ausgewertet und sind mit einigen Formeln zu einem Dashboard zur Messung von Velocity usw. verknüpft.
Die Bedienbarkeit ist mäßig, aber die Einfachheit zwingt uns zu diszipliniertem Umgang mit „unserem“ KANBAN Board. Das erzwingt Aufmerksamkeit.
Trello ist von Atlassian, die auch Jira anbieten. Ich habe nicht erkennen können, warum ich zu Trello gehen sollte, wenn ich aus demselben Haus schon Jira zu einem günstigen Preis bekommen kann.
IceScrum und Planbox sind aus unserer Sicht auch nicht interessant, dann schon eher ASANA:
Komplett kostenlos für bis zu 15 Teilnehmer, leicht eingeschränkt zwar aber dennoch ausreichend. Die Arbeit rund um das KANBAN-Board ist drin, ob man vernünftig die Velocity messen kann, haben wir nicht mehr getestet, in der „professional“ Version sollte das dann drin sein.
Zusammenfassend der Rückblick in Hinsicht auf „unsere“ Kriterien:
- Einfache Bedienbarkeit wird von keinem der Programme so richtig erfüllt, hier müsste dann schon eine 3D-Umgebung her.
- In den meisten Programmen müssten Schnittstellen für externe Parteien geschaffen werden, was uns einfach zu aufwändig ist.
- Die Berücksichtigung von Ressourcen und Kapazitäten ist vorhanden aber immer mit einem mehr oder weniger großen Aufwand bei der Pflege verbunden.
- Die Software soll allen Beteiligten zugänglich sein, aber auch ohne Internetverbindung funktionieren (wegen der 3. Welt-Internetstruktur in Deutschland) – ohne Internetverbindung bin ich wieder bei einer Projektwand und klebe Zettel.
Und so sieht mein Fazit dazu aus:
- GANTT-Grafiken sind von Anfang 1900 und sollten wirklich in Frage gestellt werden.
- Wenn Kunden oder Banken bunte Balkendiagramme brauchen, können diese mit kleinem Aufwand in einer Tabellenkalkulation „gezaubert“ werden.
- Keines der Programme ist aus unserer Sicht perfekt und einfach zu bedienen.
- Die Arbeit an der Projektwand ist immer noch am einfachsten und schnellsten, sofern man auf Automatisierung verzichten kann.
- Im agilen Bereich könnte ich mit Excel auskommen, ansonsten sind Project Libre und ASANA unsere Favoriten.
Wie arbeiten wir?
Wir bleiben zunächst intern für unsere Themen auf Excel bzw. kleben Post-Its solange wir in einem Raum sind. Das reicht für uns aus. Gerne stehen wir für Erfahrungsberichte zur Excel basierten Lösung zur Verfügung.
Jetzt sind Sie dran: Legen Sie uns Ihre Favoriten ans Herz, sagen Sie uns, ob wir falsch liegen, „keine Ahnung haben“ oder helfen konnten.
Ich wünsche Ihnen alles Gute und noch spannende Projekte,
Ihr Lars Oellerich
